System kontroli zgodności z prawem (compliance), modne wyrażenie czy gorzka konieczność?

Poniżej przedstawiamy streszczenie artykułu naszego kolegi Erica Janssena ze współpracującej z nami w ramach sieci TELFA kancelarii Dirkzwager Lawyers & Notaries N.V. Artykuł został opublikowany w wydawanym przez wydawnictwo Kluwer magazynie Zorgmarkt.

System kontroli zgodności z prawem (compliance), modne wyrażenie czy gorzka konieczność?

Zgodność z przepisami (compliance) - znaczenie terminu

Angielski termin ‘compliance’ oznaczający zgodność z przepisami wywodzi się od czasownika ‘to comply’, który znaczy tyle co ‘stosować się do’, ‘przestrzegać czegoś’ np. ustaw. Przez ostatnie dekady wyrażenie to coraz częściej stosowane było jako termin techniczny oznaczający zgodność z ustawami i przepisami wykonawczymi. W międzyczasie ten techniczny termin stał się odrębnym polem dla specjalistycznych ekspertyz, a mianowicie do takiego przekształcania przepisów ustawowych i wykonawczych we właściwe wewnętrzne procedury i porozumienia, aby firmy mogły uzyskać i utrzymać wiarygodnie działający system zarządzania.

Znaczenie kontroli sprawdzania zgodności

Spółki w ogólności, a zakłady opieki zdrowotnej w szczególności podlegają wielu różnym przepisom wydawanym przez rozmaite organy administracji rządowej oraz organy nadzoru. Pomijając wielką liczbę przepisów, sama ich treść jest często bardzo skomplikowana i nie zawsze jasna. Rodzi to poważne ryzyko naruszenia przepisów, z którym wiążą się poważne konsekwencje. Organy nadzoru maga nakładać znaczne kary zarówno na spółki jak i na osoby fizyczne. Naruszenia mogą również zaważyć na codziennej działalności przedsiębiorstwa. W wypadku naruszenia przepisów ustawy o ochronie konkurencji i konsumenta (org. Competition Act), spółka może przykładowo zostać odrzucona w toku procedury zamówień publicznych.

Zakłady opieki zdrowotnej często są postrzegane jako przedsiębiorstwa socjalne.
Patrząc z tej perspektywy, zakłady opieki zdrowotnej są również odpowiedzialne moralnie, na której to podstawie mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności na gruncie braku zgodności działalności z przepisami prawa.

Instytucje opieki zdrowotnej powinny zatem stale upewniać się, czy ich pracownicy efektywnie działają w zgodzie ze stosownymi przepisami prawa.

Wprowadzanie systemu sprawdzania zgodności z prawem działalności spółki
do struktur zarządzania.

Istnieje pięć fundamentalnych elementów wiarygodnego wprowadzania systemu zgodności do struktur zarządzania zakładów opieki zdrowotnej:

1)      zaangażowanie

2)      kultura

3)      know how

4)      kontrola

5)      stały monitoring/ doskonalenie

Ad 1) Zaangażowanie

Zarząd instytucji opieki zdrowotnej powinien bezwarunkowo wspierać implementacje systemu sprawdzania zgodności z prawem działalności spółki do struktur zarządzania. Dodatkowo, zarząd powinien propagować zasadę pełnego respektowania wszystkich przepisów prawa: ‘oto jak robimy interesy’. Jeśli pracownicy uznają implementację systemu kontroli zgodności z prawem jedynie jako ćwiczenia papierkowe, to zakład opieki zdrowotnej nigdy nie będzie działać zgodnie z obowiązującym prawem.

Ad 2) Kultura

Przestrzeganie przepisów obowiązującego prawa musi być czymś oczywistym
dla pracowników zakładu opieki zdrowotnej. W celu uzyskania takiego poziomu świadomości istotnym jest przede wszystkim, aby osoby zarządzające zakładem stanowiły przykład dla pracowników. Jeśli pracownicy zauważą, że członkowie zarządu nie stosują się do przepisów prawa, także nie będę tego robili. Niezbędnym jest również tworzenie atmosfery sprzyjającej dla dyskusji na temat dylematów i poszczególnych incydentów. Co więcej, dobre sprawowanie powinno być nagradzane, a wszelkie naruszenia przepisów karane.

Ad 3) Know-how

Żywotną wagę należy przyłożyć do znajomości przez pracowników stosownych przepisów prawa. Przepisy te powinny być przełożone na jasne, proste i zrozumiałe regulaminy wewnętrzne w celu łatwego zrozumienia przez pracowników jak powinni postępować podczas codziennych czynności. Przedstawienie jasnych przykładów na to jak należy, a jak nie należy postępować w konkretnych sytuacjach ułatwi pracownikom stosowanie się do odpowiednich przepisów prawa. Pracownicy, którzy spotkają się z sytuacją nieprzedstawioną na przykładach zachowania w konkretnych sytuacjach będą musieli prosić o radę przełożonych.

Dodatkowo, oprócz jasnego podsumowania przepisów obowiązującego prawa, pracownicy powinni być szkoleni okresowo w zakresie zastosowania tych przepisów w codziennej praktyce.

Ad 4) Kontrola

Stworzony system zarządzania powinien być oceniany pod względem jego przydatności w praktyce. Przez co należy rozumieć sprawdzanie czy uzgodnienia powzięte w celu ułatwienia stosowania systemu sprawdzania zgodności z przepisami są przestrzegane. Należy się również upewniać czy pracownicy stosują się do odpowiednich przepisów prawa dobrowolnie.

Ad 5) Stały monitoring/ doskonalenie

Wyniki inspekcji powinny być analizowane w celu stwierdzenia czy system sprawdzania zgodności z przepisami działa i czy konieczne jest zaprowadzenie jakiś korekt. Należy ponownie ocenić poziom zagrożeń. Taka ponowna ocena zagrożeń może prowadzić do dodania pewnego rodzaju zagrożeń do działań związanych z kontrolą sprawdzania zgodności z przepisami, ale może równie dobrze wykazać, że takie zagrożenie przestało istnieć.

Etapy

Implementacja systemu sprawdzania zgodności działalności z obowiązującymi przepisami dzieli się na cztery etapy:

1)      ocena ryzyka

2)      utworzenie struktury zarządzania

3)      nadzór

4)      monitorowanie i audyt

Ad 1) Ocena ryzyka

Przed implementacją systemu kontroli zgodności z przepisami do struktur podmiotu, niezbędna jest ocena ryzyka. Polega ona na sprawdzeniu, którym przepisom podlega działalność zakładu opieki zdrowotnej. Następnie należy oszacować, które z tych przepisów są naruszane lub gdzie ryzyko przyszłych naruszeń jest największe. Sytuacja, w której dojdzie do ujawnienia wszystkich zagrożeń jest mało prawdopodobna, jak również taka, w której wszystkie ujawnione zagrożenia będą miały taką samą doniosłość. W takim razie słusznym jest ustalenie hierarchii zidentyfikowanych zagrożeń.

W chwili obecnej, sektor opieki zdrowotnej w Holandii jest szczególnie zainteresowany  przestrzeganiem przepisów o ochronie konkurencji. Jest to spowodowane kilkoma następującymi powodami. Od 2005 r. Holenderski Urząd Ochrony Konkurencji (NMa) skupia się na sektorze opieki zdrowotnej w ogólności, a na sektorze opieki w szczególności. W ostatnich latach na wiele instytucji opieki domowej została nałożona przez NMa grzywna, ponieważ naruszyły zakaz kartelowy. Co więcej, NMa oświadczyło, iż menadżerowie związani z kartelami będą osobiście obciążani grzywnami.

Ad 2) Utworzenie struktur zarządzania

Kiedy ryzyko zostało już ocenione należy utworzyć strukturę zarządzania. Oprócz jasnego i dopasowanego kodeksu postępowania biznesowego również dostarczanie informacji, szkolenia i doradzanie pracownikom oraz system pytań i odpowiedzi w Intranecie są częścią struktury zarządzania. Ważna rola przypada niezależnemu dyrektorowi do spraw systemu zgodności z przepisami. Nadzoruje on i kieruje przestrzeganiem odpowiednich przepisów przez zakład opieki zdrowotnej. Powinien dysponować środkami do prowadzenia badań w związku z możliwymi naruszeniami. W celu wykrycia na czas naruszeń zaleca się stosowanie procedur Sapek Up! lub Whistleblower. Dodatkowo powinno się stworzyć instrumenty umożliwiające podjecie działań przeciwko pracownikom, którzy byli rzeczywiście odpowiedzialni za naruszenie zasad postępowania.

I wreszcie, zarządzanie dokumentami nie powinno być zaniedbywane. System zarządzania dokumentami jest żywotną częścią systemu kontroli i pozwala zakładowi opieki zdrowotnej na szybki wgląd w to, co dzieję się w instytucji.

Ad 3) Nadzór

Przestrzeganie odpowiednich przepisów prawa musi stać się częścią kultury korporacyjnej. Stan ten można uzyskać poprzez ocenę wewnętrzną (kontrole, rozmowy z pracownikami) oraz przez poświęcanie większej uwagi systemowi zgodności z przepisami podczas corocznych ewaluacji tak zarządu jak i pracowników.

Ad 4)  Monitorowanie i kontrola

Tworzenie systemu kontroli zgodności z obowiązującymi przepisami nie jest jedynie jednorazową robotą papierkową. Należy ciągle sprawdzać czy zakład opieki zdrowotnej pozostaje w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa. Zakład opieki zdrowotnej będzie musiał użyć rezultatów kontroli w celu udoskonalenia polityki wewnętrznej. Co więcej, zakład opieki zdrowotnej musi na okrągła sprawdzać czy oznaczone zagrożenia wciąż są istotne. Możliwe, że w wyniku zmieniającego się ustawodawstwa niektóre zagrożenia przestaną mieć znaczenie, natomiast mogą się pojawić nowe. Tak, więc system kontroli zgodności z obowiązującymi przepisami jest w rzeczywistości powtarzającym się cyklem. Nie jest statyczny, lecz dynamiczny.

Co jeśli coś poszło nie tak w przeszłości lub stanie się to w przyszłości?

Nie jest możliwym wyłączenie wszelkiego ryzyka naruszenia odpowiednich przepisów prawa. Jeśli stosowne ustawodawstwo nie jest przestrzegane mimo właściwego systemu kontroli zgodności, istotnym jest, aby wszystkie naruszenia zostały zidentyfikowane i by się nimi zajęto tak szybko, jak to możliwe. Ważne, aby stało się to częścią kultury korporacyjnej.

W razie ujawnienia nieprawidłowości szybka identyfikacja jest niezbędna w celu umożliwienia zakładowi opieki zdrowotnej podjęcia decyzji w celu przeciwdziałania naruszeniom oraz podjęcia innych kroków z tym związanych. Czasem można uniknąć nakładania kar finansowych, jeśli zgłoszenie naruszeń nastąpiło dobrowolnie. Utrata reputacji i ryzyko roszczeń odszkodowawczych ofiar zmowy kartelowej również powinny być brane pod uwagę. Co więcej, właściwe postępowanie przeciwko osobom dopuszczających się naruszeń powinny być podjęte bezzwłocznie. Powinno być jasnym dla wszystkich pracowników, że naruszenia zasad postępowania nie będą tolerowane.

Właściwa implementacja systemu kontroli zgodności z przepisami nie jest możliwa, jeśli nie zostało przeanalizowane, w jakim stopniu zakład opieki zdrowotnej działał w zgodzie z przepisami prawa w czasie wprowadzania tego systemu. Najskuteczniejsza metoda przeprowadzania tego typu analizy jest kombinacja kontroli rejestrów oraz innych dokumentów z rozmowami z przeprowadzonymi z (właściwym) personelem. Taka analiza może ujawnić, iż w przeszłości doszło do pewnych naruszeń. Zakład opieki zdrowotnej będzie musiał zdecydować jak zareagować.

Podsumowanie

Ze względu na fakt, iż świat staje się coraz bardziej skomplikowany, coraz trudniej pozostawać w z zgodzie ze wszystkimi przepisami bez odpowiedniego programu kontroli zgodności działalności z obowiązującym prawem. Co więcej, użyteczność takiego programu zostala potwierdzona w praktyce. Przez lata NMa skupia się na sektorze opieki zdrowotnej. W końcu kwietnia 2011 r. NMa wskazał na pozytywny trend, „zgodnie z którym, zakłady opieki zdrowotnej SA stale świadome prawa konkurencji oraz zasad, których trzeba przestrzegać w związku z nią. Instytucje te stale podejmują kroki w celu uniknięcia potknięć w przyszłości”. Jednym z takich kroków jest wprowadzenie przez związane z tym sektorem stowarzyszenie ActiZ systemu kontroli zgodności z przepisami dla jego około 415 członków świadczących usługi pielęgniarskie i stałej opieki domowej. Program kontroli zgodności z prawem na pewno nie jest modnym wyrażeniem, lecz gorzką koniecznością. System ten opłaca się organizacji.

Autor

 

Eric Janssen jest prawnikiem zajmującym się zagadnieniami związanymi z prawem konkurencji oraz prawem Unii Europejskiej w kancelarii Dirkzwager Lawyers & Notaries N.V., jest zaangażowany w tworzenie systemów kontroli zgodności z prawem sektorze opieki zdrowotnej. Pragnie podziękować swoim kolegom Honkowi Hovingowi, Selmie van Remele oraz Melanie Breedweld za uwagi jakich udzielili podczas powstawania tego artykułu.