Pomoc prawna oraz wykonywanie wyroków sądów polskich wydawanych w sprawach cywilnych w Chińskiej Republice Ludowej

Umową z dnia 5 czerwca 1987 roku Polska Rzeczpospolita Ludowa ustaliła wraz z Chińską Republiką Ludową zasady dotyczące wzajemnego udzielania pomocy prawnej oraz wykonywania wyroków w sprawach karnych i cywilnych. W niniejszej publikacji przedstawione zostaną kwestie dotyczące spraw cywilnych. W rozumieniu wskazanej umowy sprawami cywilnymi są także sprawy z zakresu prawa handlowego, rodzinnego i prawa pracy.

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę, iż Strony umowy zobowiązały się do zapewnienia ochrony prawnej podmiotom z obu państw na tych samych zasadach.

Dużym udogodnieniem dla obywateli oraz osób prawnych pochodzących z państw stron umowy i mających miejsce zamieszkania (pobytu, siedzibę) w drugim z nich jest brak obowiązku zabezpieczania kosztów procesu. Wskazane podmioty muszą wpłacić zaliczkę na koszty postępowania w tej samej wysokości, co obywatele państwa, w którym proces się toczy.

Należy także zaznaczyć, że obywatelom państw stron przysługuje także prawo do zwolnienia w całości lub części od kosztów procesu. W celu uzyskania wskazanego zwolnienia należy przedłożyć odpowiednie zaświadczenie wystawione przez właściwy organ miejsca pobytu lub zamieszkania w drugim państwie. W przypadku zamieszkiwania poza granicami Polski lub Chin zaświadczenie takie jest wydawane przez przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny państwa, którego strona procesu jest obywatelem.

Wzajemna pomoc prawna jest udzielana bezpłatnie sądom i urzędom na ich wniosek przez właściwe organy centralne. Nie oznacza to jednak, iż z pomocą prawną nie wiążą się żadne koszty. Strona wzywająca do udzielenia pomocy jest zobowiązana do opłacenia podróży oraz pobytu świadka lub biegłego zamieszkującego w państwie wezwanym do udzielenia pomocy prawnej.

Udzielenie pomocy prawnej nie jest bezwzględnym obowiązkiem stron umowy. W określonych w umowie sytuacjach posiadają one uprawnienie do odmówienia jej udzielenia. Okolicznościami uprawniającymi państwo do odmówienia udzielenia pomocy prawnej jest powstanie stanu zagrożenia dla jego suwerenności, bezpieczeństwa lub porządku publicznego w razie wypełnienia tego zobowiązania.

Wzajemne uznawanie i wykonywanie orzeczeń sądowych

Strony umowy postanowiły także uregulować w omawianej umowie kwestie związane z uznawaniem i wykonywaniem orzeczeń na swoim terytorium wydanych przez sądy drugiego państwa. Trzeba nadmienić, iż w zakresie niniejszego opracowania mowa jest o orzeczeniach w sprawach cywilnych, a także orzeczeniach wydawanych przez sądy polubowne i organy właściwe w sprawach spadkowych. Przez orzeczenie w myśl omawianej umowy rozumie się również ugody sądowe w sprawach cywilnych.

Uznanie lub zezwolenie na wykonanie orzeczenia następuje na wniosek. Do wniosku trzeba dołączyć dokumenty wskazane w artykule 17 umowy.

Wniosek o uznanie lub zezwolenie na wykonanie orzeczenia przesyła sąd jednego państwa do sądu drugiego państwa lub wniosek taki może być złożony bezpośrednio we właściwym sądzie, na którego terytorium orzeczenie ma być uznane lub wykonane. Orzeczenie uznane lub, na którego wykonanie zezwolono, wywołuje takie same skutki, co orzeczenie wydane przez sąd uznający lub zezwalający na wykonanie.

Analogicznie do pomocy prawnej, także w przypadku uznania lub zezwolenia na wykonanie zostały określone okoliczności uprawniające sądy do odmówienia uznania lub zezwolenia na wykonanie orzeczenia. Orzeczenie nie musi być, więc uznane w przypadku gdy:

1.       Według prawa państwa, na którego terytorium orzeczenie ma być uznane lub wykonane:

a.         sądowi, który wydał orzeczenie, nie przysługiwała jurysdykcja w sprawie,

b.         orzeczenie to nie jest prawomocne i wykonalne,

c.         strona przegrywająca nie została prawidłowo wezwana przez sąd,

d.         zostało wydane wcześniej prawomocne orzeczenie w tej samej sprawie między tymi samymi stronami lub postępowanie w takiej sprawie jest w toku albo prawomocnie uznano orzeczenie wydane przez sąd trzeciego państwa w takiej sprawie,

2.    Strona była pozbawiona możności obrony swych praw, a w razie ograniczenia zdolności procesowej lub jej braku - należytego przedstawicielstwa,

3.  Uznanie lub wykonanie orzeczenia byłoby sprzeczne z podstawowymi zasadami prawa lub porządku publicznego tej Umawiającej się Strony, na której terytorium orzeczenie ma być uznane lub wykonane.

Odmienne wymagania stawiane są orzeczeniom sądów polubownych, gdyż oprócz wydania na terenie jednego z państw stron umowy muszą być one także zgodne z Konwencją o uznawaniu i wykonywaniu zagranicznych orzeczeń arbitrażowych sporządzoną 10 czerwca 1958 roku w Nowym Jorku.

Oprócz rozwiązań związanych z pomocą prawną istnieje możliwość bezpośredniego dochodzenia swojego roszczenia przed sądem chińskim. Nasza kancelaria współpracuje z chińskimi prawnikami, którzy reprezentują naszych klientów przed wymiarem sprawiedliwości Państwa Środka.

Umowa współpracy ze Związkiem Przedsiębiorców i Pracodawców

Miło nam poinformować, iż w dniu 7 grudnia 2011 r. Kancelaria podpisała umowę o stałej współpracy ze Związkiem Przedsiębiorców i Pracodawców. Jesteśmy przekonani, że ów nowy etap współpracy, przyniesie nam obopólne korzyści.

Firma w Social Media – szansa na rynkowy awans czy marketingowy samobój?

„Media społecznościowe  (ang. social media)  to  dostępne w Internecie kanały komunikacyjne , umożliwiające wymianę informacji między użytkownikami, łączące technologię, telekomunikację, interakcje społeczne z obrazem, tekstem i dźwiękiem. Sposób interakcji i prezentowania informacji jest zależny od punktu widzenia użytkowników oraz treści, którymi wymieniają się społeczności” – taką definicję podaje  Wikipedia, internetowa encyklopedia działająca w oparciu o zasadę „otwartej treści”, czyli możliwości tworzenia i edytowania jej zawartości przez każdego z odwiedzających.

Internet jest w stanie zastąpić obecnie prasę, telewizję, radio, telekomunikację, kino czy księgarnię.

Korzystanie z niego stało się codzienną rutyną w życiu każdego z nas.

Media społecznościowe dominują popularnością nad tradycyjnymi mediami. Będąc bogato zróżnicowanymi pod względem docelowych odbiorców, funkcji jakie pełnią wśród internautów czy rodzaju zamieszczanych w nich treści, mają nam bezsprzecznie wiele do zaoferowania..

Portale społecznościowe w zawrotnym tempie pozyskują tysiące kolejnych użytkowników, gdzie jeszcze kilka lat temu Internet był  narzędziem zupełnie dla nas obcym.

Gdyby Facebook był narodem, zajmowałby 3-cie miejsce jako największy kraj pod względem liczby ludności a Twitter i MySpace depczą mu po piętach.

Poza serwisami stricte społecznościowymi, pojawiają się również blogi, mikroblogi, fora, podcasty, komunikatory, serwisy pozwalające na dzielenie się muzyką, zdjęciami, video ,umieszczanie recenzji i ocen przeczytanych książek, obejrzanych filmów czy zakupionych towarów.

W Polsce wciąż największą popularnością cieszy się portal NK (początkowo funkcjonujący pod nazwą nasza-klasa).

Serwis Grono.net to pierwszy ogólnotematyczny rodzimy portal społecznościowy - obecnie zdegradowany przez Facebook.com ( ok. 600 mln użytkowników na całym świecie - w tym 8-9 mln użytkowników w Polsce).

Istnieją także branżowe portale społecznościowe, jak LinkedIn.com czy GoldenLine.pl, wykorzystywane przede wszystkim do kontaktów biznesowych i celów zawodowych, Twitter.com, który stanowi najbardziej popularny serwis mikroblogowy i jego polski odpowiednik Blip (Bardzo Lubię Informować Przyjaciół) czy MySpace.com, skierowany głównie do ludzi z branży muzycznej i rozrywkowej, oraz Digart.pl, YouTube.com czy Wykop.pl jak i  szereg innych umożliwiających interakcyjny dialog pomiędzy różnymi społecznościami.

Marketing w dobie postępu

W dziedzinach takich jak marketing i reklama Social Media to potężne narzędzie, będące w stanie zrewolucjonizować działanie firm, a dzięki usługom przez nie oferowanym mogące wspomóc prężny rozwój dużych przedsiębiorców, jak też dać szansę zaistnienie firmom dopiero wkraczającym na rynek.

Badanie “1st Annual Social Media Risk Index for SMBs”, opublikowane w 2010 r. przez europejskiego lidera w zakresie bezpieczeństwa Panda Security wskazuje, że 78 % firm korzysta z portali społecznościowych w celu śledzenia działań konkurencji, poprawy jakości obsługi klienta oraz budowania działań marketingowych i wizerunkowych.

Stopniowo coraz większa ilość firm i organizacji stara się w nich zaistnieć. Kreowanie wizerunku firmy w sieci stanie się niedługo chlebem powszednim dla osób zajmujących się marketingiem w firmie. Tak innowacyjne źródło można z powodzeniem wykorzystać w celu promowania firmy, sprzedaży swoich produktów i usług, zbudowania społeczności wokół marki, gromadzenia informacji bezpośrednio od grupy docelowej do ulepszania produktów, usług i dotyczących innych obszarów swojej działalności oraz znacznego ułatwienia komunikacji z potencjalnymi klientami.

Jako że portale społecznościowe nie wymagają uiszczania opłat od rejestrujących się użytkowników taka forma marketingu nie jest obciążona znacznymi kosztami. Wydaje się, że szansa skorzystania z doskonałego sposobu pozwalającego przy niewygórowanych kosztach zagwarantować pokaźną grupę potencjalnych klientów, wypromowanie marki czy wzrost sprzedaży usług czy produktów jest w zasięgu ręki.

Jednak należy uświadomić sobie, że korzyści te idą w parze z dużym ryzykiem i poważnymi zagrożeniami.

Realne zagrożenia

Badanie „Global Survey on Media Risks” przeprowadzone przez Ponemon Institute wykazuje, że aż 63% pracodawców biorących w nim udział zgadza się, że korzystanie przez pracowników mediów społecznościowych naraża firmę na niebezpieczeństwo, przy czym tylko 29% przyznaje, że ma niezbędne narzędzia ochrony do kontroli bezpieczeństwa, które mogłyby łagodzić i zmniejszać ryzyko stwarzane przez Social Media w związku z używaniem ich w miejscu pracy.

Do największych problemów zaliczana jest obniżona wydajność pracy, porwania marki, zmniejszona przepustowość IT, ryzyko utraty poufnych informacji lub naruszanie zasad poufności, wzrost infekcji wirusami i złośliwym oprogramowaniem, narażenie na nieodpowiednie treści (nagość, przemoc, itp.) czy w końcu brak kontroli nad zawartością zamieszczanych wpisów na blogach czy portalach społecznościowych, co może bezpośrednio zagrażać reputacji firmy.

Informacje udostępniane na portalach, których głównym celem jest z założenia ułatwienie kontaktów biznesowych i komunikacji marketingowej stanowią jednocześnie szerokie pole do działania dla cyberprzestępców. Kradzież tożsamości, zainfekowane profile, szkodliwe aplikacje, zjawiska typu phishing i jego odmiany spear phishing, whailing, men-in-the-middle czy cybersquatting. To tylko niektóre zagrożenia czyhające na nas ze strony mediów społecznościowych.

Pracownik w Social Media

Głośna sprawa z 2009 r. dotycząca sieci Domino’s Pizza, gdy dwójka pracowników tej restauracji nakręciła, a następnie umieściła na portalu YouTube.com nagranie przedstawiające kontrowersyjną zabawę z produktami, służącymi przygotowaniu posiłków dla klientów, otworzyła oczy wielu spośród pracodawców na niemożność kontroli przekazu związanego z marką.

Tego rodzaju sytuacje zmuszają do rozważenia możliwości zainwestowania w narzędzia, mające przeciwdziałać analogicznym przypadkom, gdyż nawet mimo natychmiastowych reakcji, straty co do liczby klientów i stanu przychodów firmy bywają w takich przypadkach zazwyczaj ogromne.

Według amerykańskich badań przeprowadzonych w 2009 r. przez Deloitte aż 74 % pracowników potwierdziło, że łatwo zniszczyć reputację firmy poprzez korzystanie z serwisów społecznościowych, a 27 %  badanych przyznało, że nie bierze pod uwagę etycznych konsekwencji swoich wypowiedzi dotyczących firmy, w której pracują.

Pracodawca musi więc liczyć się z tym, że niezadowolony pracownik może umieszczać na portalach, do których dostęp z reguły jest nieograniczony, informacje godząc w dobre imię firmy i stosując tego rodzaju czarny e-PR szkodzić boleśnie jej reputacji.

Z drugiej strony zadowolony pracownik może stanowić cenny dla pracodawcy łącznik w komunikacji tak z potencjalnymi, jak i dotychczasowymi klientami. Prawdą też jest, że każdy z pracowników w dużej mierze osobiście wpływa na wizerunek pracodawcy swoja aktywnością w mediach społecznościowych,  będąc ambasadorem marki oraz wizytówką firmy.

Wybór odpowiedniej strategii

Wielopłaszczyznowy charakter Social Media umożliwia generowanie ruchu na więcej niż jednym źródle – prowadzenie firmowego bloga, fanpage na Facebook’u czy konto na Goldenline.pl.

Przy tak bogatej ofercie warto zastanowić się czy budowania reputacji firmy nie powierzyć specjalistom. Na rynku znajdujemy szeroką rzeszę ekspertów zajmujących się e- marketingiem czy agencji przeprowadzających szkolenia w zakresie wykorzystywania mediów społecznościowych do promocji swojej firmy, marki czy produktów .

Przy tak dynamicznym rozwoju serwisów społecznościowych w celu zminimalizowania ryzyka konieczne zdaje się określenie i przyjęcie przez pracodawców odpowiedniej tzw. Social Media Policy, czyli strategii funkcjonowania firmy w wyżej wymienionych mediach. Należy precyzyjnie określić w niej sposób komunikowania się z klientem, zasady postępowania firmy przy promocji marki i kreowaniu jej wizerunku. Będzie to stanowić jasny komunikat dla pracowników, które działania i w jakim stopniu są dopuszczalne, a które stanowią ewidentne zagrożenie dla bezpieczeństwa firmy przez narażenie na szwank jej reputacji.

Kilka słów na koniec...

Wkroczyliśmy w erę marketingu online, gdzie tradycyjne źródła promocji firmy czy marki zdają się nieodwracalnie tracić na znaczeniu.

Za sprawą prędkości z jaką dzielimy się informacjami nieporównywalną z żadnym innym dotychczasowym tradycyjnym sposobem promocji, przyszłość w omawianej dziedzinie wydaje się definitywnie pozostawać w rękach Social Mediów.

Tym samym, zdumiewająco aktualnie brzmią wypowiedziane niegdyś słowa słynnego amerykańskiego inwestora Warrena Buffetta:  „Na zbudowanie reputacji potrzeba 20 lat, na jej zniszczenie pięciu minut” .

Andrzej Kalwas, Michał Bieniak "Posłom pod rozwagę"

Na łamach Rzeczpospolitej Mec. Andrzej Kalwas oraz Mec. Michał Bieniak składają prawnicze życzenia nowym parlamentarzystom. Więcej na stronie Rzeczpospolitej: http://www.rp.pl/artykul/4,761144-Poslom-pod-rozwage.html

Badanie zgodności z Konstytucją wtórnego prawa UE

16 listopada 2011 roku Trybunał Konstytucyjny orzekł w pełnym składzie w sprawie Skargi Konstytucyjnej złożonej przez Annę S. Powyższe orzeczenie ze względu na swoja wagę i treść można nazwać przełomowym. Główną kwestią, o której musiał zdecydować Trybunał Konstytucyjny, była kompetencja jego orzekania o zgodności z konstytucją aktów wtórnego prawa europejskiego.

Na podstawie art. 188 pkt. 5) w zw. z art. 79 ust.1 konstytucji RP Trybunał uznał się za upoważniony do badania w trybie skargi konstytucyjnej (i tylko w takim) zgodności aktów stanowionych przez organy Unii Europejskiej z polską Konstytucją.

Sygn. akt: SK 45/09

TELFA General Assembly – Bratysława

W dniach 11-12 listopada 2011 roku przedstawiciele naszej Kancelarii wzięli udział w zgromadzeniu ogólnym członków TELFA (Trans European Law Firm Alliance) w Bratysławie. Spotkanie poświęcono między innymi omówieniu i doskonaleniu tworzonego w ramach TELFA oraz we współpracy z kancelariami z sieci US LAW portalu legalknowledgeportal.com. Przewidywana data uruchomienia serwisu to styczeń 2012 roku.

Liczymy, że portal legalknowledgeportal.com przyczyni się do łatwiejszej, szybszej i pewniejszej wymiany informacji z zakresu wciąż rosnącej ilości uregulowań prawnych. Ułatwi to naszym obecnym, jak i przyszłym klientom, dostrzec zachodzące zmiany prawne, które mają wpływ na prowadzone przez nich przedsięwzięcia. Opinie ekspertów, fachowe interpretacje wciąż zmieniających się aktów prawnych, które dostępne będą na portalu z pewnością pomogą w prowadzeniu międzynarodowych przedsięwzięć i uniknięciu kosztownych błędów interpretacyjnych.

Bardzo dziękujemy Kolegom z Bratysławy z kancelarii alianciaadvokátov ak, s.r.o. za ciepłe przyjęcie i pierwszorzędne zorganizowanie zgromadzenia.

Hong Kong- Guangdong BUSINESS CONFERENCE

W dniu 27 października br. w hotelu Hilton w Warszawie odbyła się konferencja Hong Kong- Guangdong BUSINESS CONFERENCE. Była to największa konferencja gospodarcza w Europie Środkowej i Wschodniej, w której wzięło udział niemal 1000 reprezentantów polskiego biznesu oraz blisko 600 przedstawicieli kół biznesowych i sfer rządowych ze Specjalnego Regionu Administracyjnego Hongkong i prowincji Guangdong w Chinach.

Konferencja była okazją do wymiany poglądów oraz nawiązania licznych kontaktów biznesowych, które odgrywają decydującą rolę w powodzeniu wszelkich przedsięwzięć inwestycyjnych. Poza posiadanymi już kontaktami z chińskimi kancelariami prawniczymi, nawiązaliśmy również obiecujący kontakt za pośrednictwem Departamentu Handlu Zagranicznego, którego przedstawiciel zobowiązał się pośredniczyć w nawiązaniu kontaktu z kancelariami z prowincji Guangdong.

Kancelaria jako partner wydarzenia stoi na stanowisku, że tylko rzetelnie przygotowana strategia współpracy, zarówno z punktu widzenia biznesowego, jak i formalnoprawnego, stanowi gwarancję sukcesu przedsiębiorstw pragnących efektywnie kooperować z chińskim biznesem.

Definicja cyberprzestrzeni w polskim porządku prawnym

Do polskiego porządku prawnego zostało wprowadzone pojęcie cyberprzestrzeni. Definicja tego niezwykle ważnego w zinformatyzowanym świecie pojęcia została zawarta w Ustawie z dnia 30 sierpnia 2011 r. o zmianie ustawy o stanie wojennym oraz o kompetencjach Naczelnego Dowódcy Sił Zbrojnych i zasadach jego podległości konstytucyjnym organom Rzeczypospolitej Polskiej oraz niektórych innych ustaw. Wskazana nowelizacja określa cyberprzestrzeń jako „przestrzeń przetwarzania i wymiany informacji tworzoną przez systemy teleinformatyczne, określone w art. 3 pkt 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne”.

Nowelizacja nadaje organom państwa szczególne uprawnienia w przypadku zaistnienia zagrożenia dla funkcjonowania państwa w wyniku działań w cyberprzestrzeni.

Kancelaria przystąpiła do Związku Przedsiębiorców i Pracodawców

Zostaliśmy członkiem Związku Przedsiębiorców i Pracodawców. Celem związku jest działanie w kierunku ułatwienia i poprawy funkcjonowania małych i średnich przedsiębiorców (zatrudniających poniżej 250 pracowników). Związek stawia przed sobą zadania mające na celu m.in. uproszczenie prawa gospodarczego, szybsze rozstrzyganie sporów sądowych i uproszczenie systemu podatkowego. Więcej informacji można znaleźć na stronie Związku: http://www.zpp.net.pl

HONG KONG - GUANGDONG BUSINESS CONFERENCE IN WARSAW 2011

Zostaliśmy partnerem organizowanej w Warszawie konferencji HONG KONG - GUANGDONG BUSINESS CONFERENCE. Konferencja odbędzie się 27 października br. Więcej informacji na temat konferencji można znaleźć pod adresem: http://hkguangdong2011.com

Czy Rzeczpospolita Polska jest demokratycznym państwem prawnym?

W dniu 15 października 2011 r. podczas uroczystej Inauguracji roku akademickiego 2011/2012 w Wyższej Szkole Humanistyczno-Ekonomicznej  im. Jana Zamoyskiego z siedzibą w Zamościu Mecenas Andrzej Kalwas wygłosił wykład pt. "Czy Rzeczpospolita Polska jest demokratycznym państwem prawnym?" Reportaż z Inauguracji można znaleźć na stronie internetowej WSHE.

System kontroli zgodności z prawem (compliance), modne wyrażenie czy gorzka konieczność?

Poniżej przedstawiamy streszczenie artykułu naszego kolegi Erica Janssena ze współpracującej z nami w ramach sieci TELFA kancelarii Dirkzwager Lawyers & Notaries N.V. Artykuł został opublikowany w wydawanym przez wydawnictwo Kluwer magazynie Zorgmarkt.

System kontroli zgodności z prawem (compliance), modne wyrażenie czy gorzka konieczność?

Zgodność z przepisami (compliance) - znaczenie terminu

Angielski termin ‘compliance’ oznaczający zgodność z przepisami wywodzi się od czasownika ‘to comply’, który znaczy tyle co ‘stosować się do’, ‘przestrzegać czegoś’ np. ustaw. Przez ostatnie dekady wyrażenie to coraz częściej stosowane było jako termin techniczny oznaczający zgodność z ustawami i przepisami wykonawczymi. W międzyczasie ten techniczny termin stał się odrębnym polem dla specjalistycznych ekspertyz, a mianowicie do takiego przekształcania przepisów ustawowych i wykonawczych we właściwe wewnętrzne procedury i porozumienia, aby firmy mogły uzyskać i utrzymać wiarygodnie działający system zarządzania.

Znaczenie kontroli sprawdzania zgodności

Spółki w ogólności, a zakłady opieki zdrowotnej w szczególności podlegają wielu różnym przepisom wydawanym przez rozmaite organy administracji rządowej oraz organy nadzoru. Pomijając wielką liczbę przepisów, sama ich treść jest często bardzo skomplikowana i nie zawsze jasna. Rodzi to poważne ryzyko naruszenia przepisów, z którym wiążą się poważne konsekwencje. Organy nadzoru maga nakładać znaczne kary zarówno na spółki jak i na osoby fizyczne. Naruszenia mogą również zaważyć na codziennej działalności przedsiębiorstwa. W wypadku naruszenia przepisów ustawy o ochronie konkurencji i konsumenta (org. Competition Act), spółka może przykładowo zostać odrzucona w toku procedury zamówień publicznych.

Zakłady opieki zdrowotnej często są postrzegane jako przedsiębiorstwa socjalne.
Patrząc z tej perspektywy, zakłady opieki zdrowotnej są również odpowiedzialne moralnie, na której to podstawie mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności na gruncie braku zgodności działalności z przepisami prawa.

Instytucje opieki zdrowotnej powinny zatem stale upewniać się, czy ich pracownicy efektywnie działają w zgodzie ze stosownymi przepisami prawa.

Wprowadzanie systemu sprawdzania zgodności z prawem działalności spółki
do struktur zarządzania.

Istnieje pięć fundamentalnych elementów wiarygodnego wprowadzania systemu zgodności do struktur zarządzania zakładów opieki zdrowotnej:

1)      zaangażowanie

2)      kultura

3)      know how

4)      kontrola

5)      stały monitoring/ doskonalenie

Ad 1) Zaangażowanie

Zarząd instytucji opieki zdrowotnej powinien bezwarunkowo wspierać implementacje systemu sprawdzania zgodności z prawem działalności spółki do struktur zarządzania. Dodatkowo, zarząd powinien propagować zasadę pełnego respektowania wszystkich przepisów prawa: ‘oto jak robimy interesy’. Jeśli pracownicy uznają implementację systemu kontroli zgodności z prawem jedynie jako ćwiczenia papierkowe, to zakład opieki zdrowotnej nigdy nie będzie działać zgodnie z obowiązującym prawem.

Ad 2) Kultura

Przestrzeganie przepisów obowiązującego prawa musi być czymś oczywistym
dla pracowników zakładu opieki zdrowotnej. W celu uzyskania takiego poziomu świadomości istotnym jest przede wszystkim, aby osoby zarządzające zakładem stanowiły przykład dla pracowników. Jeśli pracownicy zauważą, że członkowie zarządu nie stosują się do przepisów prawa, także nie będę tego robili. Niezbędnym jest również tworzenie atmosfery sprzyjającej dla dyskusji na temat dylematów i poszczególnych incydentów. Co więcej, dobre sprawowanie powinno być nagradzane, a wszelkie naruszenia przepisów karane.

Ad 3) Know-how

Żywotną wagę należy przyłożyć do znajomości przez pracowników stosownych przepisów prawa. Przepisy te powinny być przełożone na jasne, proste i zrozumiałe regulaminy wewnętrzne w celu łatwego zrozumienia przez pracowników jak powinni postępować podczas codziennych czynności. Przedstawienie jasnych przykładów na to jak należy, a jak nie należy postępować w konkretnych sytuacjach ułatwi pracownikom stosowanie się do odpowiednich przepisów prawa. Pracownicy, którzy spotkają się z sytuacją nieprzedstawioną na przykładach zachowania w konkretnych sytuacjach będą musieli prosić o radę przełożonych.

Dodatkowo, oprócz jasnego podsumowania przepisów obowiązującego prawa, pracownicy powinni być szkoleni okresowo w zakresie zastosowania tych przepisów w codziennej praktyce.

Ad 4) Kontrola

Stworzony system zarządzania powinien być oceniany pod względem jego przydatności w praktyce. Przez co należy rozumieć sprawdzanie czy uzgodnienia powzięte w celu ułatwienia stosowania systemu sprawdzania zgodności z przepisami są przestrzegane. Należy się również upewniać czy pracownicy stosują się do odpowiednich przepisów prawa dobrowolnie.

Ad 5) Stały monitoring/ doskonalenie

Wyniki inspekcji powinny być analizowane w celu stwierdzenia czy system sprawdzania zgodności z przepisami działa i czy konieczne jest zaprowadzenie jakiś korekt. Należy ponownie ocenić poziom zagrożeń. Taka ponowna ocena zagrożeń może prowadzić do dodania pewnego rodzaju zagrożeń do działań związanych z kontrolą sprawdzania zgodności z przepisami, ale może równie dobrze wykazać, że takie zagrożenie przestało istnieć.

Etapy

Implementacja systemu sprawdzania zgodności działalności z obowiązującymi przepisami dzieli się na cztery etapy:

1)      ocena ryzyka

2)      utworzenie struktury zarządzania

3)      nadzór

4)      monitorowanie i audyt

Ad 1) Ocena ryzyka

Przed implementacją systemu kontroli zgodności z przepisami do struktur podmiotu, niezbędna jest ocena ryzyka. Polega ona na sprawdzeniu, którym przepisom podlega działalność zakładu opieki zdrowotnej. Następnie należy oszacować, które z tych przepisów są naruszane lub gdzie ryzyko przyszłych naruszeń jest największe. Sytuacja, w której dojdzie do ujawnienia wszystkich zagrożeń jest mało prawdopodobna, jak również taka, w której wszystkie ujawnione zagrożenia będą miały taką samą doniosłość. W takim razie słusznym jest ustalenie hierarchii zidentyfikowanych zagrożeń.

W chwili obecnej, sektor opieki zdrowotnej w Holandii jest szczególnie zainteresowany  przestrzeganiem przepisów o ochronie konkurencji. Jest to spowodowane kilkoma następującymi powodami. Od 2005 r. Holenderski Urząd Ochrony Konkurencji (NMa) skupia się na sektorze opieki zdrowotnej w ogólności, a na sektorze opieki w szczególności. W ostatnich latach na wiele instytucji opieki domowej została nałożona przez NMa grzywna, ponieważ naruszyły zakaz kartelowy. Co więcej, NMa oświadczyło, iż menadżerowie związani z kartelami będą osobiście obciążani grzywnami.

Ad 2) Utworzenie struktur zarządzania

Kiedy ryzyko zostało już ocenione należy utworzyć strukturę zarządzania. Oprócz jasnego i dopasowanego kodeksu postępowania biznesowego również dostarczanie informacji, szkolenia i doradzanie pracownikom oraz system pytań i odpowiedzi w Intranecie są częścią struktury zarządzania. Ważna rola przypada niezależnemu dyrektorowi do spraw systemu zgodności z przepisami. Nadzoruje on i kieruje przestrzeganiem odpowiednich przepisów przez zakład opieki zdrowotnej. Powinien dysponować środkami do prowadzenia badań w związku z możliwymi naruszeniami. W celu wykrycia na czas naruszeń zaleca się stosowanie procedur Sapek Up! lub Whistleblower. Dodatkowo powinno się stworzyć instrumenty umożliwiające podjecie działań przeciwko pracownikom, którzy byli rzeczywiście odpowiedzialni za naruszenie zasad postępowania.

I wreszcie, zarządzanie dokumentami nie powinno być zaniedbywane. System zarządzania dokumentami jest żywotną częścią systemu kontroli i pozwala zakładowi opieki zdrowotnej na szybki wgląd w to, co dzieję się w instytucji.

Ad 3) Nadzór

Przestrzeganie odpowiednich przepisów prawa musi stać się częścią kultury korporacyjnej. Stan ten można uzyskać poprzez ocenę wewnętrzną (kontrole, rozmowy z pracownikami) oraz przez poświęcanie większej uwagi systemowi zgodności z przepisami podczas corocznych ewaluacji tak zarządu jak i pracowników.

Ad 4)  Monitorowanie i kontrola

Tworzenie systemu kontroli zgodności z obowiązującymi przepisami nie jest jedynie jednorazową robotą papierkową. Należy ciągle sprawdzać czy zakład opieki zdrowotnej pozostaje w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa. Zakład opieki zdrowotnej będzie musiał użyć rezultatów kontroli w celu udoskonalenia polityki wewnętrznej. Co więcej, zakład opieki zdrowotnej musi na okrągła sprawdzać czy oznaczone zagrożenia wciąż są istotne. Możliwe, że w wyniku zmieniającego się ustawodawstwa niektóre zagrożenia przestaną mieć znaczenie, natomiast mogą się pojawić nowe. Tak, więc system kontroli zgodności z obowiązującymi przepisami jest w rzeczywistości powtarzającym się cyklem. Nie jest statyczny, lecz dynamiczny.

Co jeśli coś poszło nie tak w przeszłości lub stanie się to w przyszłości?

Nie jest możliwym wyłączenie wszelkiego ryzyka naruszenia odpowiednich przepisów prawa. Jeśli stosowne ustawodawstwo nie jest przestrzegane mimo właściwego systemu kontroli zgodności, istotnym jest, aby wszystkie naruszenia zostały zidentyfikowane i by się nimi zajęto tak szybko, jak to możliwe. Ważne, aby stało się to częścią kultury korporacyjnej.

W razie ujawnienia nieprawidłowości szybka identyfikacja jest niezbędna w celu umożliwienia zakładowi opieki zdrowotnej podjęcia decyzji w celu przeciwdziałania naruszeniom oraz podjęcia innych kroków z tym związanych. Czasem można uniknąć nakładania kar finansowych, jeśli zgłoszenie naruszeń nastąpiło dobrowolnie. Utrata reputacji i ryzyko roszczeń odszkodowawczych ofiar zmowy kartelowej również powinny być brane pod uwagę. Co więcej, właściwe postępowanie przeciwko osobom dopuszczających się naruszeń powinny być podjęte bezzwłocznie. Powinno być jasnym dla wszystkich pracowników, że naruszenia zasad postępowania nie będą tolerowane.

Właściwa implementacja systemu kontroli zgodności z przepisami nie jest możliwa, jeśli nie zostało przeanalizowane, w jakim stopniu zakład opieki zdrowotnej działał w zgodzie z przepisami prawa w czasie wprowadzania tego systemu. Najskuteczniejsza metoda przeprowadzania tego typu analizy jest kombinacja kontroli rejestrów oraz innych dokumentów z rozmowami z przeprowadzonymi z (właściwym) personelem. Taka analiza może ujawnić, iż w przeszłości doszło do pewnych naruszeń. Zakład opieki zdrowotnej będzie musiał zdecydować jak zareagować.

Podsumowanie

Ze względu na fakt, iż świat staje się coraz bardziej skomplikowany, coraz trudniej pozostawać w z zgodzie ze wszystkimi przepisami bez odpowiedniego programu kontroli zgodności działalności z obowiązującym prawem. Co więcej, użyteczność takiego programu zostala potwierdzona w praktyce. Przez lata NMa skupia się na sektorze opieki zdrowotnej. W końcu kwietnia 2011 r. NMa wskazał na pozytywny trend, „zgodnie z którym, zakłady opieki zdrowotnej SA stale świadome prawa konkurencji oraz zasad, których trzeba przestrzegać w związku z nią. Instytucje te stale podejmują kroki w celu uniknięcia potknięć w przyszłości”. Jednym z takich kroków jest wprowadzenie przez związane z tym sektorem stowarzyszenie ActiZ systemu kontroli zgodności z przepisami dla jego około 415 członków świadczących usługi pielęgniarskie i stałej opieki domowej. Program kontroli zgodności z prawem na pewno nie jest modnym wyrażeniem, lecz gorzką koniecznością. System ten opłaca się organizacji.

Autor

 

Eric Janssen jest prawnikiem zajmującym się zagadnieniami związanymi z prawem konkurencji oraz prawem Unii Europejskiej w kancelarii Dirkzwager Lawyers & Notaries N.V., jest zaangażowany w tworzenie systemów kontroli zgodności z prawem sektorze opieki zdrowotnej. Pragnie podziękować swoim kolegom Honkowi Hovingowi, Selmie van Remele oraz Melanie Breedweld za uwagi jakich udzielili podczas powstawania tego artykułu.

TELFA General Assembly

W dniach od 16 do 18 czerwca 2011 roku przedstawiciele naszej Kancelarii wzięli udział w zgromadzeniu ogólnym członków TELFA (Trans European Law Firm Alliance) zorganizowanym w Madrycie, poświęconym najbardziej żywotnym problemom i wyzwaniom stojącym przed przedsiębiorcami wobec rosnącej ilości regulacji prawnych, jak również szybkiego postępu i rozwoju portali społecznościowych, które mogą być poważnym narzędziem marketingowym, ale również bardzo poważnym zagrożeniem. Podczas zgromadzenia w Madrycie wybrano również nowy zarząd. Pani Mec. Chełkowska-Kamionka została wybrana na kolejną kadencję i reprezentuje w zarządzie Polskę, Czechy, Słowację oraz Węgry.

TELFA jest międzynarodowym stowarzyszeniem niezależnych europejskich kancelarii prawnych powstałym w 1989 r. Obecnie zrzesza ponad 700 prawników z różnych krajów europejskich. Nasza Kancelaria jako jedyna w Polsce jest członkiem stowarzyszenia TELFA i ma możliwość uczestniczenia w konferencjach poświęconych prawu i współpracy międzynarodowej w tym zakresie organizowanych przez TELFA.

Tegoroczne spotkanie zorganizowane było przy współpracy z US LAW NETWORK (siecią zrzeszającą 64 niezależne kancelarie amerykańskie – ponad 150 biur w 47 stanach) i ustanowiło swoisty rekord pod względem ilości krajów, z których przyjechali nasi Koledzy. Spotkaliśmy się z prawnikami nie tylko z Europy i Stanów Zjednoczonych, ale również z Ameryki Południowej, a nawet z Makau.

W ramach tegorocznej konferencji wzięliśmy udział m.in. w następujących debatach:

COMPLIANCE ON THREE CONTINENTS – poświęcona technikom i systemom pozwalającym na zapewnienie, że spółka nie wejdzie w konflikt z prawem w żadnym z obszarów swojej działalności. Ma to na celu uniknięcie nałożenia kar przez organy państwowe (na przykład Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów) oraz procesów sądowych i roszczeń odszkodowawczych. W związku z rosnącą liczbą regulacji i poważnymi konsekwencjami związanymi z naruszaniem przepisów, spółki zmuszone są do przyjęcia programów kontroli swojej działalności tak, aby upewnić się, że nie wejdą w konflikt z prawem, co mogłoby wiązać się z poważnymi konsekwencjami finansowymi.

CASE STUDIES AKZO AND ACTIZ – podczas tej debaty omówiono sposoby stosowania programów kontroli działalności spółek pod względem zgodności z przepisami prawa. Omówiliśmy między innymi przykład ActiZ - holenderskiego stowarzyszenia z sektora domowej opieki zdrowotnej i domów opieki. Sposób działania spółek w tym sektorze doprowadził do wpisania ich na listę priorytetową urzędu ochrony konkurencji i nałożenie dwóch poważnych kar. Przekonało to spółki do wprowadzenia systemu kontroli zgodności, a dzięki jego wdrożeniu spółki nie są już pod specjalnym nadzorem urzędu.

INTERNAL STRUCTURES – dyskusja poświecona różnym sposobom organizacji firm prawniczych skupiona na porównaniu tradycyjnej organizacji kancelarii względem firm prawniczych jako przedsiębiorstw usług prawniczych, zarządu kancelarii nieskładającego się z prawników a zarządem partnerskim oraz zarządem kancelarią związanym z wpływami zewnętrznymi jak np. w przypadku zewnętrznych udziałowców.

SOCIAL MEDIA – debata, podczas której zaprezentowano sposoby komunikowania się przez kancelarię z klientem za pomocą nowoczesnych środków przekazu. Przykłady takiego zastosowania nowinek technologicznych zostały przedstawione przez firmy prawnicze z obu stron Atlantyku. Duży nacisk położono na zagrożenia, jakie wiążą się z korzystaniem przez pracowników z portali społecznościowych. Świadomość pracodawcy na temat tego, jakie informacje pracownik publikuje za pośrednictwem portali społecznościowych jest bardzo ograniczona, natomiast konsekwencje dla pracodawcy mogą być bardzo poważne. Chodzi tu na przykład o konsekwencje wiążące się z naruszeniem dóbr osobistych przez pracownika, opublikowanymi filmami, opiniami wyrażonymi pod szyldem pracodawcy itd. Z uwagi na powyższe omówiliśmy zasady regulaminów, które powinny zostać wprowadzone, aby zminimalizować wiążące się z tym ryzyko.

Następne zgromadzenie odbędzie się w Bratysławie pod koniec roku.

Mecenas Andrzej Kalwas w programie "Fakty, Ludzie, Pieniądze - Temat z Bliska" TVN CNBC

Mecenas Andrzej Kalwas w programie "Fakty, Ludzie, Pieniądze - Temat z Bliska" TVN CNBC rozmawiał na temat sądownictwa polubownego. Materiał można obejrzeć na stronie TVN CNBC.